10 preguntas Software ISO Kahuna APP

Informacion, Normas ISO

10 preguntas sobre el Software ISO Kahuna APP tienen respuesta de la mano del Director de Consultoría, quién nos ayudó a resolver las preguntas más comunes sobre nuestra herramienta.

A continuación, responderemos a las consultas más comunes que tienen las organizaciones a la hora de implementar Kahuna APP, es por eso que hoy titulamos el post “10 razones para implementar el Software ISO Kahuna APP”.

En general, a la hora de elegir un Software ISO para administrar Sistemas de Gestión hay muchas consultas comunes que queremos compartir con la comunidad para que conozcan lo fácil que es llevar adelante cualquier procedimiento con Kahuna APP.

Consultamos con un experto en la herramienta, el Lic. Esteban Strada Brenta, Director de Consultoría de Kahuna APP para que nos ayude a evacuar todas estas dudas a la hora de implementar el Software ISO. ¿Vamos?

Buenos días Esteban, muchas gracias por participar.

Buenos días, muchas gracias por permitirme participar de su programa de Podcast Novedades y tips de normas ISO.

Para empezar con la primera pregunta, queremos saber si la herramienta Kahuna APP se puede adaptar a cualquier Sistema de Gestión.

Kahuna APP es una herramienta que está conceptualizada para poder administrar Sistemas de Gestión, pero yo voy un poco más allá de la situación de ‘una herramienta de software’ propiamente dicha.

En todo el mercado de software ISO comúnmente existe el concepto de que las compañías desarrollan una aplicación y esa aplicación se comporta de acuerdo a cómo la pensó la persona que la diseñó. 

Entonces, nos encontraremos con aplicaciones de software ISO que determinan cómo se debe llevar adelante, por ejemplo, una No Conformidad y quiénes utilizan esa herramienta tienen que llevar a NC como el programador pensó que debía funcionar en base a distintas experiencias.

Esta situación es totalmente distinta a lo que ocurre en Kahuna APP. Nuestra herramienta se adapta 100% a la manera en que la empresa lleva a cabo cada uno de los requerimientos o requisitos de la utilización de una norma.

Por eso decimos que Kahuna APP es un Business Process Management, en el cual es posible determinar qué quiero hacer, cómo lo quiero hacer, a quién necesito pedirle permiso, o a quién notificar.

Hay un tema que es sustancialmente importante: muchas organizaciones durante largo tiempo han venido aplicando los requerimientos de una norma sin ninguna herramienta de software.

Entonces, ocurre que cuando van a implementar un software ISO cualquiera, tienen que cambiar toda su metodología de trabajo para adaptarse a la herramienta. Es así que se pierden años de experiencia.

En cambio, en Kahuna APP podemos adaptar el funcionamiento de la herramienta exactamente a la manera en que cada organización lleva cualquiera de los requerimientos de cualquier norma, de forma simple o integrada.

Por eso nos gusta decir que Kahuna APP se adapta a la organización que la administra, y no la organización a la herramienta.

Kahuna APP se adapta a la organización que la administra, y no la organización a la herramienta.

Eso ¡es genial!

Quiere decir que cualquier empresa, puede seguir administrándolo con Kahuna APP de la misma forma que lo gestionaba anteriormente.

Exactamente, y eso es lo que pretendemos. Nosotros aprovechamos el conocimiento corporativo y la experiencia que la compañía desarrolló en su implementación de los Sistemas de Gestión.

En caso de que una empresa a futuro quiera incorporar más normas:

¿Kahuna APP se maneja con una estructura de alto nivel que permita integrarlas?

En principio, nos tenemos que nutrir de la definición del lanzamiento de la versión 2015 de ISO 9001, donde se estableció para los Sistemas de Gestión la estructura de alto nivel.

Esta estructura de alto nivel ha sido la base de desarrollo de Kahuna APP, con lo cual no importa qué norma implemente, voy a tener siempre una estructura transversal a todas las normas que responderá a la estructura de alto nivel.

Todas aquellas incorporaciones de normas que haga, van a ser simplemente implementadas en Kahuna APP, y eso me permite, por ejemplo, hacer auditorías de ISO 9001, ISO 14001 o varias normas de forma separada o bien, simultáneamente.

Muchas veces los procesos de auditoría son integrados, y con Kahuna APP puedo auditar los requisitos de una norma y de otras al mismo tiempo. 

También, desde el mismo proceso de la auditoría se generan acciones que corresponden a la mejora continua. Por lo tanto, a partir de una auditoría voy a poder generar una No Conformidad o cualquier otro concepto.

Una novedad respecto a ello, es que Kahuna APP permite, como muchas empresas lo realizan, el concepto de la tarea inmediata. 

En general cuando se lleva a cabo un proceso de auditoría no necesariamente la evidencia que se encuentra termina siendo una No Conformidad. Quizás, simplemente con desarrollar una tarea inmediata, es posible acelerar el proceso.

Esta clase de conceptos los estamos incorporando continuamente en nuestra herramienta.

Kahuna APP permite, como muchas empresas lo realizan, el concepto de la tarea inmediata. 

Por lo tanto, Kahuna APP ahorra también tiempos y costos y hace más efectiva la administración del Sistema de Gestión.

Sí. Además de ello, Kahuna APP tiene la posibilidad de hacer seguimiento de las tareas pendientes con el Sistema de Gestión.

Creo que todos vivimos un dolor de cabeza constante respecto a lo que los usuarios nos deben, y muchas veces hay que andar corriendo detrás de los responsables para que resuelvan esas tareas.

Kahuna APP en ese aspecto tiene un potente listado de gestiones pendientes, que permite saber qué persona le debe qué cosa al sistema de gestión.

Por lo tanto, simplemente mirando el listado de pendientes y haciendo clic en la tarea en cuestión, es posible ingresar directamente a trabajar donde se requiere. 

Esa funcionalidad es muy importante, porque nos ayuda a saber dónde estamos parados y a mejorar día a día la respuesta que tenemos que darle a nuestro Sistema de Gestión.

Pensando en estas tareas: si en mi organización tuviera algún proceso propio,  ¿Es posible incorporarlo a Kahuna APP?

Por el concepto que tiene la herramienta de ser un Business Process Management, podemos desarrollar o parametrizar su funcionamiento a las características de la empresa.

No necesitamos programar nada: simplemente con esquemas de parámetros se puede llevar adelante cualquier otro procedimiento, creando flujos de trabajo que sean específicos para cada organización.

Estos procesos específicos muchas veces no están relacionados con una norma pero sí tienen que ver con alguna de ellas.

Por ejemplo, si estoy implementando ISO 45001 en Salud y Seguridad Ocupacional, la norma no dice que los empleados deben pedir permiso para sus vacaciones, pero que ellos lo hagan es un proceso que ocurre normalmente en una empresa.

Nuestro software ISO es capaz de incorporar a la administración del Sistema de Gestión cualquiera de estos procesos, que pueden ser muy simples o realmente complejos.

.Por ejemplo, si un empleado debe firmar algún papel ¿es posible subir una foto de ese papel o certificado para que quede constancia?

Siempre. Por ejemplo, Kahuna APP en cumplimiento con la ISO 9001, lleva registro de las capacitaciones al personal y dentro esos legajos guarda la información relacionada a ello. 

Los legajos almacenan toda la información de la nómina, y en base a las competencias del personal, Kahuna APP podrá buscar dentro aquellos empleados que cumplen con diferentes características, o por ejemplo hacer un cuadro de competencias vs. cargos.

Eso también aporta al proceso de mejora continua.

Un punto muy importante para nosotros es que cuando uno habla de mejora continua, en general se remite siempre a ISO 9001, pero en lo personal creo que el concepto de la mejora continua abarca la totalidad de las normas.

El conocimiento, el crecimiento de la organización en la aplicación de cualquiera de las normas, lleva implícito un proceso de mejora continua.

Eso es lo que pretendemos nosotros, que Kahuna APP pueda aportar positivamente a las compañías para que sus procesos sean más efectivos y les brinde la posibilidad de crecimiento.

En el caso de que mi empresa no tenga implementada ninguna herramienta  ¿Tengo que cargar manualmente la documentación o es posible incorporarlos automáticamente?

Todo el proceso documental dentro de Kahuna APP tiene la posibilidad de que en la primera instancia pueda tomar los documentos tal cual estén escritos y aprobados, para publicarlos dentro del repositorio documental de la plataforma.

A partir de esa documentación que está incorporada de manera automática, existe la posibilidad de empezar a versionar esos documentos e incrementar funcionalidades a nivel documental, como por ejemplo múltiples aprobaciones, cambio de formatos de documentos, mejora de relacionamiento entre ellos, etc.

Y si alguna información no quiero que la vean determinados usuarios ¿se puede decidir qué personas ven qué cosa?

Totalmente. La herramienta tiene cuatro niveles distintos de seguridad, donde es posible determinar qué nivel de seguridad es el que se permite.

Nuestro software ISO es muy rico en ese sentido, ya que determina los niveles de seguridad necesarios para que cada persona pueda acceder y visualizar solamente la información a la que está autorizada.

La herramienta tiene cuatro niveles distintos de seguridad, donde es posible determinar qué nivel de seguridad es el que se permite.

¿Cuánto espacio necesito en mi servidor en caso de implementar la herramienta?

Kahuna APP es una herramienta que reside en la nube y tiene centros de datos en Canadá, Costa Este de EEUU y en Brasil. 

Normalmente alojamos la herramienta en nuestros data center, aunque existe la posibilidad de que el cliente tenga su propio servidor. Todo depende de los tipos de versiones de producto que están aplicándose.

Hoy, el funcionamiento de herramientas en la nube es lo que nos va a permitir mejorar mucho en todo lo que tenga que ver con la disponibilidad de la información y las copias de seguridad.

Todos nuestros data center están certificados en ISO 27001 y en todas las normas que corresponden para el resguardo de la información, la confidencialidad y todos los niveles de seguridad que sean necesarios para brindarle confianza a nuestros clientes.

Algunas organizaciones tienen por decisión corporativa tener sus propios servidores, y eso es una posibilidad que Kahuna APP también brinda.

Decime la verdad: ¿se cobran cargos extra si necesito realizar alguna modificación o capacitación? ¿Qué incluye la cotización de Kahuna APP?

Tenemos un concepto que llamamos ‘All inclusive’. Esto quiere decir que en el pago anual por el uso de las licencias de la herramienta, está absolutamente todo incluido.

Nuestra idea es que el cliente sepa que paga un valor anual por la utilización de nuestro software ISO, y dentro de ese valor anual esté incluido el soporte técnico y funcional sin ningún límite, las actualizaciones de producto, mejoras, cambios en procedimientos, capacitaciones, implementación, es decir absolutamente todo.

El costo es anual por la utilización de la herramienta y no habrá ninguna situación extraña en el momento en que el cliente esté necesitando un nuevo reporte, un cambio, etc.

El concepto de Kahuna APP es que brindamos un servicio que está incluido en todos los aspectos y en todo lo que necesite el cliente para poder llevar sus Sistemas de Gestión de forma óptima.

En el pago anual por el uso de las licencias de la herramienta, está absolutamente todo incluido

¡Me encanta! ¿En cuánto tiempo tengo todo listo a partir de la confirmación de la compra?

Yo te podría hacer otra pregunta: ¿Cuánto tiempo dispones para participar de la implementación de Kahuna APP?

El tiempo de implementación de la herramienta depende del nivel de involucración y disponibilidad de las personas que participan del proceso de implementación.

Por ejemplo, con ISO 9001, si la persona que es responsable del Sistema de Gestión puede dedicar a la implementación entre un 35% y 40% de su tiempo a nivel semanal, te puedo asegurar que Kahuna APP queda implementada en 3 meses.

Por el contrario, si en vez de un 40% puede dedicarle un 25%, a lo mejor esos tres meses se transforman en 4 meses y medio, 5.

Fundamentalmente depende de la cantidad de tiempo de participación dentro del proceso de implementación.

En definitiva, Kahuna APP será su herramienta, con la cual trabajará en el futuro y eso le permitirá mejorar sus propios procesos, capacitar y participar de la capacitación de las personas que están involucradas, entre muchas más posibilidades.

En términos generales, puedo decir que una implementación normal está aproximadamente entre 4 y 5 meses.

El tiempo de implementación de la herramienta depende del nivel de involucración y disponibilidad de las personas que participan del proceso de implementación.

 ¿Es posible implementar el Software ISO en PyMEs o es solo para grandes empresas?

Kahuna APP es una herramienta 100% modular.

Al tener esta característica, existe la posibilidad de implementarla en grandes empresas, donde los procesos pueden ser más complejos, o en pequeñas, que pueden incorporar sólo aquellos módulos y procesos realmente importantes para el funcionamiento del Sistema de Gestión de la empresa.

No con esto voy a dejar de tener el cumplimento del 100% de los requerimientos de la norma cubiertos por Kahuna APP.

Por lo tanto, podemos adaptar el funcionamiento de la herramienta y los costos a pequeñas empresas que son las que aportan al crecimiento tecnológico y funcional de todas las instalaciones.

Es decir que si tengo una PyME y quisiera implementar un sólo módulo puedo hacerlo, y si a futuro quisiera incorporar más puedo ir sumándolos de a poco.

Exactamente.

¿Te gustaría agregar algo más?

Simplemente que los invitamos a que pasen por nuestra página, www.kahunasoft.com, en la que encontrarán toda la información que necesiten para administrar sus Sistemas de Gestión de una forma fácil y rápida.

También invitarlos a que si tienen interés nos escriban y los llevemos a recorrer nuestro roadmap donde podrán ver un camino con diferentes tipos de información sobre Kahuna APP.

Nuestro objetivo es compartir información y maximizar la implementación de esta herramienta y sobre todo aprender, porque todos los días aprendemos algo nuevo y ese aprendizaje aporta positivamente a Kahuna APP, que permite implementar exitosamente los Sistemas de Gestión.

Llevar a cabo un Sistema de Gestión por supuesto siempre es más fácil si cuentas con un Software ISO como Kahuna APP que te ayudará a administrarlo fácilmente.

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