El Ciclo PHVA de Mejora Continua sigue el método de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar y dicho ciclo se realiza de manera lineal de modo que cuando termine, vuelva a comenzar estableciendo un ciclo de mejora continua.
Este método ha sido llevado a cabo desde los años 50, cuando el profesional de la estadística Edward Deming lo creó. Por eso, también se lo conoce como “Ciclo de Deming”.
Lo interesante es que, a pesar de que parezca una técnica milenaria, este procedimiento se sigue llevando a cabo en la actualidad y sobre todo en la eficiente administración de todos los Sistemas de Gestión.
Incluso más, la ISO (International Standardization Organization) lo ha incluido dentro de su familia de normas por su practicidad y eficiencia al momento de implementar un Sistema de Gestión, cualquiera que sea.
Como hemos mencionado anteriormente, este ciclo PHVA tiene una eficacia inigualable porque permite a las organizaciones contar con un enfoque estandarizado y una guía para que fluidamente sea posible mejorar ciclo tras ciclo.
Pero antes de continuar describiendo los maravillosos beneficios de utilizar esta técnica,
veamos qué significa cada sigla del ciclo PHVA:
Planificar: La etapa de planificación engloba el entendimiento de ¿dónde estamos? y ¿hacia dónde queremos ir?. Es decir, el principal propósito de esta etapa es la definición de objetivos, establecer cómo alcanzarlos y luego cómo medir el progreso.
Si tuviéramos que darte un consejo de cómo llevar adelante el primer paso, te diríamos que enfoques tus esfuerzos en aquellos procesos o acciones que podrían llevarte a alcanzar tus objetivos.
El principal propósito de esta etapa es la definición de objetivos, establecer cómo alcanzarlos y luego cómo medir el progreso.
Hacer: Esto quiere decir ¡manos a la obra!. Una vez que ya tengas la planificación de las acciones a desarrollar, es momento de llevarlos a la acción. Esta etapa trata de poner a prueba todos los procesos que te llevarán a cumplir con el objetivo deseado.
¡Tómatelo con calma! Este momento no es la solución o cambio radical en el proceso, por lo que sugerimos que se realice a pequeñas escalas y en un entorno que se encuentre controlado para evitar que la organización se vea afectada por interrumpir otros procesos.
El principal objetivo de la etapa “hacer” es compilar información sobre las posibles consecuencias de la prueba, como así también su impacto para que, a futuro, podamos realizar mejoras y actualizaciones. Se la llama “la prueba piloto”.
Esta etapa trata de poner a prueba todos los procesos que te llevarán a cumplir con el objetivo deseado.
Verificar: Llegó la etapa de evaluación, donde examinaremos si los cambios que realizamos anteriormente junto con las soluciones propuestas finalmente tuvieron el impacto deseado.
En esta etapa, se busca realizar un análisis de todos los datos compilados durante los pasos anteriores con el objetivo de efectuar comparaciones con las metas y los objetivos originales.
Otro consejo que podemos darte es evaluar el enfoque de prueba que has decidido llevar adelante, para ver si efectivamente hubieron modificaciones durante la etapa de planeamiento que pueden haber afectado el proceso.
En conclusión, el objetivo de esta etapa es evaluar el éxito del procedimiento y cuáles son las cosas que deberías modificar y aquellas que podrías conservar para la siguiente etapa.
Incluso podrías volver a empezar y repetir las fases anteriores con la finalidad de dar con la solución perfecta para tu compañía antes de seguir avanzando.
El objetivo de esta etapa es evaluar el éxito del procedimiento y cuáles son las cosas que deberías modificar y aquellas que podrías conservar para la siguiente etapa.
Actuar: Finalizando el ciclo, tu compañía ya habrá podido identificar aquellos procesos que son factibles de ser implementados. Solo queda llevarlos a cabo.
Lo más importante que debes saber, es que este no es el final del proceso, sino que el ciclo vuelve a comenzar para continuar mejorando en cada etapa.
Volver a comenzar
La característica que más identifica al ciclo PHVA es que nunca termina, a pesar de haber obtenido buenos resultados. Como su nombre lo indica, un ciclo crea una rueda continua para volver a iniciar una y otra vez de manera de siempre estar buscando la mejora continua.
Cada ciclo finalizado le sirve a la organización como un momento de aprendizaje para continuar mejorando y aprender de los errores, con el fin de superarlos en próximas etapas.
Es decir, siempre se debe buscar la optimización mediante el análisis de todas las etapas anteriormente mencionadas, como así también la medición de aquellos factores que hemos determinado al comienzo del ciclo, como lo pueden ser los indicadores, los objetivos y los logros obtenidos.
¿Por qué utilizar un ciclo PHVA?
Porque este ciclo de mejora continua ofrece un enfoque estandarizado y una guía paso a paso para que todos los integrantes de la compañía sean capaces de identificar problemas y resolverlos de forma constante.
Lo que distingue este proceso del resto, es que es un ciclo fácil de llevar a cabo y adaptable a cualquier industria. Incluso es posible llevarlo a cabo de forma personal.
Por su naturaleza cíclica, el método Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, ayuda también a las compañías a corregir errores y superarlos en caso de que vuelvan a ocurrir.
De esta manera, el ciclo permite una optimización de aquellos procedimientos que mantienen el mismo error una y otra vez.
En conclusión, el PHVA no solo es un método fácil de llevar a cabo, sino que también te permite recopilar información, experiencias y volver a aplicarlas en el proceso con la finalidad de mejorarlo y superar obstáculos.
Lo que distingue este proceso del resto, es que es un ciclo fácil de llevar a cabo y adaptable a cualquier industria. Incluso es posible llevarlo a cabo de forma personal.
¿En qué momento no es aconsejable utilizar el ciclo PHVA?
Como este ciclo trata mayoritariamente de un estudio y análisis de un proceso en cuestión, quizás podría no ser adecuado utilizar el ciclo en caso de emergencias o un problema urgente, ya que los cambios que se aplican en el proceso son graduales y requieren de un estudio previo.
De la misma manera, si en tu organización esperan ver cambios rápidos en los resultados y su rendimiento, tampoco sería aconsejable que utilizaran este método.
La principal fortaleza del ciclo PHVA está en su capacidad de identificar de forma continua todos aquellos inconvenientes que tiene una organización para luego encontrar los métodos más acertados para solucionarlos.
Principales ventajas del ciclo PHVA de mejora continua
- Posibilidad de reducir costes
- Permite la detección y eliminación de procesos repetitivos.
- Incrementa la productividad y la competitividad
- Se consiguen resultados visibles en el mediano plazo
- Ayuda a adaptar el proceso al progreso tecnológico
Aunque este ciclo, como hemos comentado anteriormente, es un proceso muy simple, el PHVA requiere que las personas que lo lleven a cabo sean rigurosas para que pueda otorgar beneficios reales.
Promover la utilización del ciclo PHVA de mejora continua en tu organización y equipos de trabajo colaborará para que la compañía implemente un estilo de pensamiento resolutivo en cuanto a problemas y pensamientos críticos.
PHVA en Kahuna APP
Nuestro Software ISO Kahuna APP incorpora dentro de sus módulos la posibilidad de llevar a cabo un ciclo PHVA, de forma de tener documentado y controlado cada proceso que se realiza para llegar a la mejora continua.
También, desde nuestra sede central en Estados Unidos y en todas las filiales de la compañía, estamos comprometidos con dicho ciclo, ya que lo aplicamos día a día para poder mejorar nuestra herramienta y ofrecer las mejores soluciones tecnológicas a las compañías de todo el mundo.
Kahuna APP es una herramienta que permite administrar el sistema de gestión de forma automática cubriendo el 100 % los requisitos de norma, automatizando procesos y ahorrando tiempo y esfuerzo.
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