¿Te has preguntado cómo hacerlo? Implementar un Sistema Integrado de Gestión no tiene por qué ser una tarea tediosa. Los Sistemas Integrados de Gestión, gracias al anexo SL, son muy fáciles de llevar adelante si se sigue una misma línea. ¡Por supuesto que con Kahuna APP todo es más sencillo!
Si quieres saber cómo implementar un Sistema Integrado de Gestión aquí te lo contaremos. En el día de hoy nos reunimos con Santiago Triana Godoy, especialista en Sistemas de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional y Responsabilidad Corporativa*, quien nos contó acerca de las mejores prácticas para la integración de Sistemas de Gestión en las organizaciones. ¿Vamos?
Para empezar directamente por el principio: ¿Qué es un Sistema Integrado de Gestión?
Es importante destacar que para conocer qué es un Sistema Integrado de Gestión es fundamental saber primero qué es un Sistema de Gestión.
Para resumirlo y no abarcar mucho en este tema, un SG básicamente es una herramienta que permite a las empresas establecer metodologías y procesos a seguir en su día a día, en cualquiera de las actividades que desarrolle.
Un Sistema de Gestión suele implementar bases y requisitos referidos a distintas normas, para dar cuenta de que todos sus procesos garantizan el cumplimiento y los estándares de dicha norma que abarca.
Ejemplos de Sistemas de Gestión pueden ser ISO 9001 para Calidad, ISO 14001 para Medio Ambiente o también tomar como referencia ISO 45001, para Seguridad y Salud en el trabajo.
Teniendo en cuenta estas normas mencionadas anteriormente, vamos a explicar qué es un Sistema Integrado de Gestión:
El Sistema Integrado de Gestión es aquel que gestiona diferentes disciplinas -como pueden ser Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo, por ejemplo- y diseña una base común en estas normas.
Para poder integrar dos o más normas es fundamental tener en cuenta que se deben incorporar los requisitos de todas las normas en un mismo documento.
¿Por qué la Integración de los Sistemas de Gestión es importante para las compañías?
Los beneficios significativos de integrar un Sistema de Gestión podemos enumerar algunos:
- Aumenta la eficacia
- Incrementa la eficiencia
- Facilita la administración del SIG
- Mejorar la reacción ante nuevas necesidades y expectativas de nuestros stakeholders
- Simplificar, reducir y evitar la duplicidad de la información, documentos y registros
- Disminuir los costos de mantenimiento del Sistema de Gestión y una evaluación externa
- Potencia la percepción e involucración del personal en el SIG
- Alcanzar mayor confianza en nuestros clientes y proveedores
¿Cómo se articulan los Sistemas Integrados de Gestión?
Básicamente, cuando queremos articular los SIG, debemos tener en cuenta que los requisitos comunes deben estar plasmados de manera transversal.
En la publicación del Anexo SL en el 2012, se detalla que todas las normas y requisitos del Sistema de Gestión, independientemente del ámbito de actividad, tienen una estructura de Alto Nivel.
¿Qué es una estructura de Alto Nivel?
Es una estructura que está presente en todas las normas ISO que tiene como finalidad hacer más fácil la integración de los Sistemas de Gestión en una organización.
Dentro de esta estructura, podemos encontrar capítulos comunes y transversales, como ser:
- Capítulo 1, referido a Objetivo y Campo de aplicación
- Capítulo 2, en relación a Referencias normativas
- Capítulo 3, de Terminología y definiciones
- Capítulo 4 al 10, transversales a cualquier norma ISO
Esta estructura se mantiene común en todas las normas y articula los diferentes índices de las mismas.
La base de la integración de los Sistemas de Gestión es aunar aquellas partes que son equivalentes a distintos Sistemas de la organización, dejando de forma independiente a aquellas que no pueden ser articuladas pero son fundamentales para el momento de la integración.
¿Qué metodología se utiliza para implementar un Sistema Integrado de Gestión?
Es imprescindible es definir el nivel de experiencia o madurez en el cuál se encuentra la organización, considerando los roles, las responsabilidades y las autoridades.
En este sentido, se puede implementar un método experto, avanzado o sencillo.
Método sencillo
Es para organizaciones que quieren empezar a generar una estructura Sistemas de Gestión.
Para comenzar con la integración, debemos tener en cuenta que se debe incorporar una sola política de SIG y de la misma manera las directrices de actuación, en un solo manual de gestión.
También, es importante tener en cuenta que ISO 9001:2015 no obliga a tener un manual de calidad, pero algunas organizaciones pueden basarse en éste para empezar a hacer su integración.
Asimismo, otro punto a tener en cuenta para comenzar es la documentación y la gestión de procesos, que deben tener coherencia con cada uno de los requisitos.
Identificar todos los requisitos legales tanto en nuestros clientes internos como externos y prestarle mucha atención a la parte de elaboración y gestión documental, ya que es fundamental.
Teniendo en cuenta estos ítems, es posible comenzar a tener un Sistema Integrado de Gestión con el método sencillo.
Método avanzado
Si estamos más avanzados en cuanto a Sistemas de Gestión, podemos utilizar este método.
En principio se debe tener en cuenta la realización de una inversión intermedia, a mediano plazo, para generar una buena rentabilidad.
Algunas de las actividades que se pueden incorporar bajo el método avanzado tienen en cuenta los pasos del método sencillo, como por ejemplo:
- Tener una sola política del SIG
- Integrar las directrices que actúan en el manual
- Definición e integración de todos los procesos dentro de la organización, como calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, etc.
Luego incorporaremos los conceptos de Mapa de Procesos y Definición de Procesos: es decir, cuál es la dinámica de nuestra organización, los input y los output y cómo se integran en nuestras actividades.
Asimismo, debemos tener en cuenta también los requisitos de cada Sistema y cómo podemos optimizar los procesos. Involucrar a la Alta Dirección en la revisión y control de todo mi Sistema de Gestión es igualmente de importante para tener éxito en la integración.
Para finalizar, comenzamos a aplicar el concepto de No Conformidades, que es el incumplimiento de un requisito de cualquier tipo de norma.
Método experto
Para empresas que tienen un nivel de desarrollo más amplio de los Sistemas de Gestión, que cuentan con un departamento maduro.
El método avanzado es para empresas que ya están certificadas o que recertificarán y cuentan con una estructura amplia y más definida.
A las actividades desarrolladas en los métodos anteriores, se le suma el establecimiento de un Mapa de Procesos más integral, que contenga todas las normas que integraremos en nuestro SGI.
Se integrarán y definirán los procesos teniendo en cuenta cada una de las actividades administrativas y económicas de la organización.
Adicionalmente, debemos tener una muy buena comunicación asertiva y participación de todas las partes interesadas, involucraremos a stakeholders como clientes, proveedores, alta dirección, entidades financieras, comunidad, etc.
La efectividad de la integración de los Sistemas de Gestión dependerá mucho de la metodología utilizada.
Para ello las normas ISO se alinean a los requisitos y necesidades de cada organización considerando los beneficios esperados y los obstáculos que cada organización encontrará en su desarrollo.
La idea es buscar minimizar los impactos y a su vez lograr que cualquier tipo de organización logre una estructura organizacional de alto nivel.
¿Cualquier organización puede implementar Sistemas Integrados de Gestión?
Cualquier tipo de compañía puede hacerlo.
Es fundamental tener en cuenta que como hemos mencionado anteriormente se debe cumplir ciertos requisitos, conocer muy bien la estructura de las normas, conocer la norma que vamos a integrar e implementar, para así poder tener una estructura y una definición de cómo la queremos aplicar.
Teniendo estos conocimientos, cualquier organización, no importa el tamaño ni la actividad que desempeñe, pueden implementar e integrar las normas ISO.
Conocer las normas a integrar ayudará a que sea más fácil el proceso.
Un dato muy clave para comenzar es tener en cuenta y tomar como base la norma UNE 66177 que es realmente una guía muy importante para la integración de Sistemas de Gestión y es la que más utilizamos los consultores al momento de empezar a integrar cualquier tipo de Sistemas de Gestión.
Sin dudas, lo mejor será integrar tus Sistemas de Gestión con Kahuna APP el Software ISO para administrar Sistemas de Gestión. ¿Quieres conocer más? Ingresa aquí
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* Santiago Triana Godoy es psicólogo empresarial, especialista en Sistemas de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional y Responsabilidad Corporativa. Magíster en Administración y Gerenciamiento de Empresas de la Escuela de Negocios de Madrid.
Asimismo, es Coordinador de implementaciones de Sistemas de Gestión para Latinoamérica y Consultor en Sistemas de Gestión bajo estándares ISO.
