Si quieres saber cómo obtener una certificación ISO, tienes que saber que esta requiere llevar adelante un esquema de pasos que al hacerlo de forma ordenada te llevarán a tu objetivo principal.
¿Cómo obtener la certificación ISO 9001? Esto requiere llevar adelante un esquema de pasos que al hacerlo de forma ordenada permite alcanzar nuestro objetivo en corto tiempo y con altos niveles de eficacia y eficiencia.
Obtener una certificación ISO permite a las organizaciones contar con una ventaja competitiva, ya que este certificado no solo ordena los procedimientos de la compañía, sino que también les provee muchísimos beneficios:
- La satisfacción del cliente
- La mejora de en la imagen corporativa
- El ahorro de tiempo que se traduce en dinero
- Motivación del personal interno
- Mejor entendimiento de los procesos internos de la organización
Es por eso que las empresas a la hora de tomar la decisión de implementar alguna normativa ISO, se encuentran con muchas dudas al momento de comenzar.
Lo más probable es que se pregunten: ¿Cómo puedo obtener esta certificación?
Si bien la respuesta no es una sola, existen una serie de pasos que llevándolos a cabo de forma ordenada les permitirá avanzar en su objetivo.
Pero lo más más importante para empezar con este desafío es tener el total aval y apoyo de la Alta Dirección, que con su compromiso y liderazgo facilitará la gestión de todos los procesos que vamos a cumplimentar.
¿Cuáles son los pasos más importantes para saber cómo obtener la certificación ISO?
La planificación
El primer escalón se centra en la planificación, ya que lo no planificado está destinado al fracaso. Este es un punto esencial para lograr alcanzar nuestros objetivos de certificación.
Por ello, recomendamos tomar papel y lápiz y comenzar a contestar las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos que quiero alcanzar con la certificación?
- ¿Cómo los llevaré a cabo?
- ¿Cuáles serán los procesos que están relacionados con este objetivo?
- ¿Cómo será el esquema de certificación?
- ¿Cuáles serán las reglas, los procedimientos y las gestiones que se deben realizar?
Recopilar información
El segundo paso será el de recopilar información:
A través de una evaluación inicial, podremos reunir información para conocer cuán cerca o lejos estamos de los procedimientos que dicta la norma que vamos a certificar.
De esta manera, podremos saber dónde debemos poner un mayor esfuerzo. Para ello es necesario utilizar un check-list de verificación de los puntos de la norma, a fin de recopilar toda la información necesaria que nos permita saber dónde estamos parados.
Un punto importante es el de notificar al responsable de cada área de la organización que vamos a estar realizando esta tarea, para que desde cada sector puedan preparar la información y documentación necesaria.
Alta Dirección
A continuación con todos los datos recopilados, se sugiere realizar una reunión con la alta dirección a fin de establecer y enmarcar los procedimientos específicos, como puede ser el análisis de la organización y su contexto, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, el alcance del Sistema de Gestión, la política, etc.
¡Manos a la obra!
Cuando estos requisitos ya estén definidos, es hora de ¡poner manos a la obra!
Documentaremos todos los procesos según la norma ISO que queramos incorporar.
Si es la primera vez que tu organización implementa una norma, quizás este sea el paso más largo y tedioso, pero lo vale:
Gracias a las estructuras de alto nivel de los estándares ISO, si luego en tu organización quisieran incorporar otra norma, ¡los puntos correspondientes al Anexo SL ya estarán resueltos!
¿Cuáles son los documentos comunes a la mayoría de normas ISO?
- La política que definan los requisitos de la norma a implementar (calidad, medio ambiente, seguridad, etc)
- Las políticas de procesos específicos de la compañía
- Las instrucciones de realización de cada proceso
- Los registros que colaboran en controlar que esos procesos se lleven a cabo de forma exitosa.
- Entre otras
Los Procesos
Es vital comprender cómo funciona la mecánica de la organización haciendo énfasis en el pensamiento basado en procesos.
A través del mapa de procesos, podremos identificar y categorizar cada uno de ellos de forma interrelacionada, dándonos la posibilidad de tener una visión 360 de la organización.
Matriz de Partes Interesadas
Elaborar la matriz de partes interesadas nos ayudará mucho a identificar nuestros stakeholders, ya que reconocer a los actores involucrados en el proceso que queremos implementar nos permitirá trabajar en conjunto, haciendo que la tarea resulte más fácil, más rápida y más fluida.
En el final del procedimiento, nos ayudará a otorgar un producto o servicio de calidad a todos nuestros clientes.
Seguimiento de Sistemas de Gestión
A pesar de tener identificado, documentado y aplicado el Sistema que queremos incorporar, también es posible encontrarnos con dificultades a la hora de llevar adelante los procesos. Identificarlos nos servirá para anticiparnos a las no conformidades.
En esta etapa se necesita revisar, analizar y accionar cada uno de los procedimientos, como parte de la mejora continua.
En la medida en que madure el Sistema de Gestión, se irán mejorando poco a poco cada uno de los procesos.
Por eso es muy importante el seguimiento, supervisión y control continuo del Sistema de Gestión ?.
Auditoría Interna
El último paso entonces será la Auditoría Interna.
Estas auditorías son inspecciones en las que evalúas a tu propia empresa para saber si se cumplen todos los requisitos en cuestión. Su ejecución debe ser parte del procedimiento, y por supuesto debe estar documentado.
La idea es que esta instancia sea lo más parecida a una auditoría de certificación, lo que dará experiencia tanto a la empresa como a sus colaboradores y ayudará a entender el formato de cómo se llevarán a cabo las auditorías.
En esta instancia, se deben atender los hallazgos encontrados, darles solución, hacerles seguimiento y documentar las gestiones y las evidencias para que al tener todo en regla se pueda solicitar la AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN.
Si cumples con todos estos pasos, entonces ¡tu empresa ya está lista para solicitar la auditoría de certificación!
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