Un mapeo de procesos en una organización es una acción necesaria que se debe llevar a cabo para conocer todas las estructuras de procesos de la compañía y de esta manera no sólo identificarlos, sino también normalizarlos y agilizarlos.
El mapeo de procesos se utiliza específicamente para dejar una evidencia visual de todos aquellos pasos y decisiones de un proceso en particular. Es decir, es la descripción mediante un diagrama de flujos de las tareas, su información y todas aquellas actividades asociadas a ese procedimiento.
De esta manera, quien mira un mapa de procesos podrá entender el paso a paso de las decisiones que se toman en la organización a lo largo de una cadena y cómo cada tarea se encuentra relacionada con otra.
Estos diagramas de flujo fueron presentados por primera vez por un ingeniero mecánico llamado Frank Gilbreth en los años 20. Aunque suena una técnica de organización milenaria, hoy en día este flujo se sigue utilizando debido a su poderosa eficiencia.
Es la descripción mediante un diagrama de flujos de las tareas, su información y todas aquellas actividades asociadas a ese procedimiento.
¿Por qué utilizar un mapeo de procesos?
Porque te ayudará a tí y a tu organización a organizar todos aquellos procedimientos que es necesario que estén normalizados, y asimismo que esa información pueda ser compartida a todos los miembros de la organización de una forma clara y legible.
De esta manera, al crear un mapa de este estilo, es posible tener un rápido entendimiento visual y un fácil estudio del mismo para evaluar cuáles son las áreas que se deben mejorar.
Definir y mapear procesos es muy útil y efectivo, ya que es la mejor forma de ver rápidamente aquellas fortalezas y debilidades de una compañía.
Pero antes de comenzar: ¿Cuál es el concepto de ‘proceso’?
Un proceso es un conjunto de actividades que poseen una secuencia determinada que llevarán a un proceso de toma de decisiones, que finalmente dará lugar a la obtención de un bien o servicio.
Establecer un proceso significa estandarizarlo, para que a futuro sea posible de ser repetido innumerables veces sin posibilidad de error.
¿Qué soluciones me brinda un mapeo de procesos?
Realizar un flujo de trabajo o actividades le permite a tu compañía poder identificar aquellos procedimientos llamados ‘cuello de botella’ o los que posean un funcionamiento complejo, permitiendo visualizarlos rápidamente y con ello, poder mejorar el flujo de trabajo.
Otra de las soluciones que brinda este tipo de mapas es identificar todas aquellas actividades que se encuentran duplicadas como asimismo permite integrar actividades entre uno o varios departamentos.
La realidad es que el mapeo de procesos es una herramienta muy útil que cualquier organización, posea un Sistema de Gestión o no, debería implementar ya que es una manera ideal de alcanzar un mayor entendimiento del funcionamiento de la organización y poder ejecutar procesos de forma óptima.
Le permite a tu compañía poder identificar aquellos procedimientos llamados ‘cuello de botella’ o los que posean un funcionamiento complejo
¿Cómo hacer un mapa de procesos?
Antes de comenzar a realizar un mapa de procesos, es importante tener en cuenta que todos los integrantes de la organización deben participar de su creación, ya que se deben incluir a los involucrados en el proceso en cuestión: empleados, proveedores, clientes y supervisores, etc.
De esta manera, los involucrados deberán tener en claro cuáles son los objetivos de este mapa, comprometerse con las fechas de entrega de la información y tener, aunque sea, una mínima capacitación sobre la importancia de los mapas de procesos.
- Identificar el problema: Definir cuál es el objetivo o el problema que se quiere solucionar mediante un mapa de procesos nos ayudará a definir nuestro horizonte.
- Input y output: Identificar cuál es la actividad con la que comenzaría el mapa de procesos y luego, cuál sería la última tarea con la que obtendremos la solución.
- Brainstorming: Mediante reuniones con los involucrados, toma nota de todas las actividades que comprenden dicho objetivo o problema en cuestión, de modo de tener una visión global. Te recomendamos que luego de tomar nota, puedas ordenar las ideas en forma de pasos.
- Establece límites: Pregúntate tú y tu equipo ¿cuándo o dónde finalizará el proceso? ¿cuándo o dónde se detiene el proceso?
- Ordena los pasos: Utilizando verbos al comienzo de cada oración, establece cuáles son los pasos a seguir del proceso. Por ejemplo, “Enviar mail de consulta”, “Recibir confirmación por parte del cliente”, etc.
- Dibuja tu proceso: Mediante formas básicas como círculos, cuadrados o triángulos, realiza un dibujo de tu proceso y únelo para que se pueda visualizar fácilmente cuál es el camino que se debe seguir.
- Revisión: Junto a los involucrados en el proceso, revisa que este haya quedado bien y que la información plasmada sea la correcta para asegurarte que todos los actores estén de acuerdo con el procedimiento.
- Preguntas finales: Te sugerimos realizarte algunas preguntas para constatar de que tu mapa de procesos está realizado correctamente:
- ¿El proceso se está ejecutando como debería?
- ¿Seguirán los miembros del equipo el proceso descrito?
- ¿Todos están de acuerdo con el flujo del mapa de procesos?
- ¿Hay algo que sea redundante?
- ¿Hay algún paso que falte?
Plus: ¿Qué significan los símbolos en los mapas de procesos?
Por si no sabías, te contamos que cada elemento que compone un mapa de procesos está representado por un símbolo en particular que corresponde a los diagramas de flujo.
Por lo tanto, los óvalos muestran el principio o el final de un proceso, los rectángulos muestran una actividad que debe desarrollarse, las flechas representan la dirección del flujo, los rombos determinan un momento en el cual se debe tomar una decisión.
Por lo tanto, las flechas que salen de dichos rectángulos dicen «Sí» o «No». Finalmente, los paralelogramos muestran entradas o salidas.
¿Cuáles son los beneficios de realizar un mapa de procesos?
Los beneficios de realizar un mapa de procesos son muchos, ya que proporcionan resultados óptimos para la compañía, tales como:
- Una mejor comprensión de todos los procedimientos de la organización
- Una visión global para analizar de forma correcta los procesos y buscar siempre la mejroa continua de ellos
- Simplificar los flujos de toma de decisiones
- Agilizar procedimientos
- Evitar la duplicidad de tareas
- Mejorar la calidad de las actividades de la organización.
Mapeo de procesos en Kahuna APP
Al momento de implementar nuestro Software ISO, nosotros también realizamos un mapa de procesos dentro de nuestra herramienta, de manera que tanto el implementador como el cliente puedan visualizarlo.
El mapa de procesos muestra cómo son los procedimientos de la organización, y en función de dicha información podremos ajustar nuestra plataforma a las necesidades exactas del cliente.
Además, Kahuna APP está configurada bajo el sistema Business Process Management, que permite programar un flujo de trabajo de cualquier naturaleza.
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