A partir de muchas experiencias por las que transcurrimos, además de numerosas implementaciones y desarrollos, podemos definir que el tema “formularios” es complejo y debe tener un tratamiento diferenciado.
Frecuentemente las compañías no suelen implementar de forma óptima la utilización de formularios, que a lo largo del tiempo y con la rotación del personal, traen aparejadas disfuncionalidades que acaban registrándose como «No Conformidades» en una Auditoría de Certificación o Recertificación.
En función de estas experiencias que hemos distinguido, es mandatario incorporar y definir los siguientes aspectos en la utilización de formularios dentro de la estructura de alto nivel de cualquier norma:
- Detalle del contenido del formulario, propósito, objetivo y demás aspectos de definición.
- Metodología de uso, cómo se genera y cuál es el lugar donde reside la fuente del formulario.
- Definición de la disposición final de los documentos completados, tiempo de mantenimiento de los mismos y cuál es el método de su eliminación.
- Una imagen del modelo del formulario exactamente igual al formulario a utilizar
Dentro de Kahuna APP debemos tener especial atención, más allá de las definiciones del cliente, en que estos aspectos normativos deben ser cumplidos. Por ejemplo: hoy puede existir una definición que esté fuera de la norma y el día de mañana, al no estar presentes las personas que lo definieron, esta situación posiblemente no se cumpla y devenga en una No Conformidad de cualquier tipo.
A la hora de analizar los formularios con los que frecuentemente nos encontramos al momento de implementar Kahuna APP, podemos encontrar:
- Formularios realizados en Word, Excel u otra herramienta que se imprimen en papel.
- Formularios realizados en Word, Excel u otra herramienta que se utilizan como archivos digitales.
- Formularios que están ya impresos en papel y que son utilizados en ese mismo formato.
- Formularios que están parametrizados dentro de una aplicación y que pueden ser impresos luego de ser completados.
En cualquiera de los casos anteriores, al momento de incorporar los formularios a Kahuna APP es necesario que estos estén especificados en el ciclo documental y bajo un archivo editado, revisado y aprobado bajo las definiciones enunciadas en los puntos anteriores.
Es por ello que hacemos una diferencia entre el ciclo documental y el ciclo de formularios: a pesar de que ambos tienen edición, revisión y aprobación, sólo en el ciclo de formularios es imposible la emisión de una Copia Controlada sin información.
De acuerdo a cada tipo de formularios es que debemos considerar la manera de su disponibilidad:
Para el caso “1”
Estos formularios se guardan dentro de la aplicación como archivos adjuntos y deben poseer el mismo diseño que está declarado en el documento de definición. En este caso, el adjunto es la única Copia Controlada que existe y al momento de imprimirlo, deja de serla.
El diseño de los formularios de estas características debe contener necesariamente los datos de nomenclatura, versión, datos de diseño del mismo y DEBE instruirse específicamente a los Revisores y Aprobadores acerca de la validación de esta información.
Para el caso «2»
Similar al caso anterior, se debe tener además especial atención en los aspectos de disposición final del formulario y nomenclatura de su archivo.
Para el caso «3»
Es el caso más sencillo, ya que el formulario se encuentra impreso y simplemente la tarea consiste en tomar una copia o una fotocopia del mismo.
Para el caso «4»
Es el caso más recomendable, ya que el control de los formularios se realiza a través de la misma aplicación y se evita en cualquier momento la indiscriminación en su uso.
Otros dos puntos importantes a considerar en relación al manejo de formularios, son:
- La evidencia de que el formulario que se está utilizando sea exactamente el mismo que está aprobado en el documento principal.
- Asegurar bajo copia controlada la disposición y disponibilidad de los formularios completos.
Desde mi punto de vista, la única manera de certificar que se está utilizando el formulario que fue aprobado en el proceso documental, es insertando en la información una pregunta que consulte “¿Se valida que el diseño de este formulario es exactamente y se corresponde con la imagen que se encuentra aprobada en el documento XXXX-XXXXX-XXXX-Uso del Formulario XX?”.
El descubrimiento en una auditoría interna que este campo no ha sido verificado debería traer aparejado un proceso de No Conformidad que colabore con los controles y el proceso de mejora continua.
En este aspecto, existe dentro de Kahuna APP un repositorio donde se almacenan las Copias Controladas sin posibilidad de modificación. Este control, permite que los formularios estén bajo resguardo y que posean la característica de «Copias Controladas» de uso, para realizarse una trazabilidad que sin lugar a dudas asegura la evidencia de su correcta utilización.
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