Los secretos de las auditorías remotas

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Desde Kahuna APP entrevistamos al Esp. Arq. Daniel Beltrami, Auditor Líder de Sistemas de Gestión de ENFOCAL Consultores y nos explicó los principales beneficios y dificultades de llevar adelante las novedosas auditorías remotas.

KH: Primero y principal: ¿Qué son las auditorías?

DB: Las auditorías se entienden como un proceso “sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría” (ISO 9000:2015, 3.13.1)

KH: Entonces, ¿es posible combinar auditorías remotas con presenciales o son excluyentes?

DB: Las auditorías presenciales (AP) y las auditorías remotas (AR) pueden combinarse con el objeto de dar un resultado óptimo para ser usado como entrada en los procesos de toma de decisión del cliente de la auditoría. No obstante, pueden también instrumentarse por separado sin ningún inconveniente.

KH: ¿Cuáles son los principales beneficios de realizar auditorías remotas?

DB: Realizar las auditorías remotas trae importantes beneficios, como la reducción de costos y tiempos que en general se dedican al proceso de la auditoría presencial, brindando beneficios de gestión, comunicación y coordinación de traslados, o la manutención y el alojamiento del/los auditor/es. Estos costos son nulos en el caso de las auditorías remotas, permitiendo a las empresas poder ahorrar en estos aspectos.

Asimismo debemos considerar que los sitios de auditoría muchas veces pueden localizarse en diversas ciudades, provincias, países o continentes; lo que trae valores aparejados. O un ejemplo cercano y contundente es el del aislamiento social, preventivo y obligatorio (cuarentena Covid19), que nos obligó a permanecer en nuestro hogares sin posibilidad de viajar hacia las locaciones a auditar. En este caso las auditorías remotas fueron un gran beneficio y aliado tanto para las empresas como para los auditores.

También por ejemplo, realizar auditorías de forma remota nos ayuda a evitar bloqueos de vías de comunicación, paros de transportes, cuestiones climáticas adversas, conflictos armados, etc.  Además, sortea dificultades de accesibilidad física al/los sitio/s de auditoría (altitud, profundidad, lejanía, estación del año, otros). 

KH: No todo es color de rosas. ¿cuáles son las desventajas de llevar a cabo este tipo de auditorías digitales?

DB: Bueno, debemos entender que las actividades del auditor incluyen el análisis de documentos, la verificación del cumplimiento de requisitos y la evaluación de los procesos en pleno funcionamiento. A ello, se agregan la observación de la actividad, la aptitud y la actitud de las personas en sus distintos niveles, el ambiente de trabajo, el mantenimiento de la infraestructura, el equipamiento, las relaciones cliente-proveedor, los insumos y los resultados de los procesos. Lamentablemente muchas de estas evaluaciones se pierden cuando nos conectamos a través de una pantalla, la comunicación se hace más fría y distante y hay aspectos que no se aprecian en un 100%.

Por lo tanto, para los auditores realizar este tipo de evaluaciones también trae desventajas como: desgaste visual y agotamiento mental para las partes al comunicarse a través de una pantalla con las correspondientes limitaciones; se acota la interacción al sumar momentos de silencio, aquellos en los cuales el auditor necesariamente lee e interpreta documentos diversos, analiza, elabora preguntas y va completando sus registros.

Por otro lado también hay potenciales dificultades de conectividad mediante internet, lo que implica lograr la reconexión y retomar temas anteriormente iniciados.

KH: Entiendo. Y vos, como experto en la materia ¿cuál modalidad preferís?

DB: Si analizamos por separado a las AP y a las AR, dada mi formación como auditor líder de sistemas de gestión de la calidad, considero que la AP es la mejor de las opciones para maximizar la coincidencia con la definición de la norma internacional ISO 9000:2015.

Sin embargo, sé que las auditorías se encuentran en un proceso de transformación digital, donde las tecnologías de la información y de la comunicación facilitan el procesamiento y la lectura de datos, enriqueciendo el nivel de análisis y la evaluación del auditor.

Por lo cual, resulta importante no considerar a las AP y a las AR como opciones excluyentes, sino como dos modalidades complementarias en proceso de mejora de la integración, en función de optimizar las diferentes actividades que realiza un auditor, y la entrega de un mejor producto del proceso de auditoría: el informe de auditoría.

El Esp. Arq. Daniel Beltrami es Auditor Líder de Sistemas de Gestión en ENFOCAL Consultores.

enfocalconsultores@gmail.com 

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