Saber qué es una auditoría no solo nos ayudará a conocer su concepto y definición, sino también a tener presente algunos tips al momento de tener que enfrentarnos a una de ellas. Si quieres saber qué es una auditoría, quédate aquí que te lo contaremos.
Según la ISO (International Standardization Organization) una auditoría es un proceso sistemático independiente y documentado que permite obtener evidencia y realizar una evaluación objetiva para determinar en qué medida son alcanzados criterios como el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
Hablando más específicamente, una auditoría es un proceso en el que se verifica el cumplimiento de ciertos requisitos o procedimientos según se hayan estipulado anteriormente.
Por lo tanto, el objetivo principal de una auditoría es realizar una evaluación que identifique que ciertas actividades se desarrollan según lo pautado y distinguir todas aquellas que tendrían posibilidad de ser mejoradas. Esto permite detectar fallas, sugerir mejoras y reunir información clave para el proceso de toma de decisiones de la compañía.
El proceso de auditoría si bien es estresante, también brinda resultados satisfactorios ya que permite a las organizaciones mejorar la calidad de sus procesos y obtener información fiable sobre aquellos procedimientos que deben mejorar y cuáles serían los pasos a seguir.
El objetivo principal de una auditoría es realizar una evaluación que identifique que ciertas actividades se desarrollan según lo pautado.
¿Cómo llevar adelante una auditoría?
Para llevar adelante de forma correcta una auditoría, es necesario seguir una serie de pasos que te permitirán superarla con éxito:
Planificación: Planificar y realizar un diseño de una auditoría es uno de los pasos más importantes, ya que te proporcionará una visión global de todas las posibles alternativas que pudieran suponer llevar adelante este proceso.
Por lo tanto, tener bien en claro el objetivo y el alcance de esta evaluación es el primer paso para superarlas con éxito.
Asimismo, definir cuáles son los procesos a auditar, cuáles actividades, normas o métodos que se lleven adelante ayudarán en el correcto desenvolvimiento de la misma.
A continuación, esta información deberá plasmarse en el cronograma de la auditoría, que será la guía madre para dicha evaluación.
En el cronograma, deberemos detallar no sólo las fechas, sino también todos los procesos, los responsables de cada proceso, los hallazgos y las observaciones.
De esta manera tú y tu equipo de profesionales ya estarán listos para revisar la información y, mediante un check-list, validar todos los aspectos clave que deben evaluarse en la auditoría.
Tener bien en claro el objetivo y el alcance de esta evaluación es el primer paso para superarlas con éxito.
El checklist, básicamente debería contener:
- Preguntas sobre la comprensión de la organización y su contexto
- Sobre el entendimiento de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
- El alcance del sistema de gestión
- Si el Sistema de gestión está establecido con criterios claros
- Cuál es el nivel de liderazgo y compromiso gerencial
- Si la organización tiene un enfoque al cliente
- Si la política establecida en el SG está alineada con los objetivos organizacionales establecidos
- Comunicación, si se tiene un contacto fluido con las partes interesadas
- Si están establecidos los roles y responsabilidades para todas las partes interesadas
- Preguntas relacionadas a si se han tenido en cuenta acciones para abordar riesgos y oportunidades, y cuáles son
- Planificación y logro de objetivos
- Adaptación a los cambios
Continuemos
Ejecución: Es el momento de llevar a la acción todo lo que has planificado anteriormente. En este punto, deberás seguir el cronograma de auditorías, el check list del que hablamos anteriormente y luego recolectar evidencia y seguir la metodología definida.
Finalmente, se deberá realizar un listado de hallazgos y recomendaciones para el armado del informe final de la auditoría. Este informe contendrá, también, conclusiones generales y las recomendaciones que sean aplicables a esta evaluación.
Hablando de una forma más particular, el informe de hallazgos contiene el resultado final y el resumen de todas las actividades que se desarrollaron durante la auditoría.
En este documento, también se plasman los hallazgos, las oportunidades de mejora y las no conformidades.
Para finalizar, el seguimiento es tan importante como la etapa de planificación. En este momento se deberán tomar en cuenta todos los hallazgos y oportunidades de mejora que nos han sugerido los auditores y buscar nuevos procesos que nos permitan mejorar en estos puntos.
Los Sistemas de Gestión se caracterizan por implementar acciones de mejora continua, por lo cual la realización de auditorías de evaluación permitirán a las organizaciones distinguir todas aquellas acciones factibles de mejorar para poder volver a comenzar con el ciclo.
El informe de hallazgos contiene el resultado final y el resumen de todas las actividades que se desarrollaron durante la auditoría.
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